Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

90 minut – tyle czasu tracimy średnio każdego dnia na ponowne wdrażanie się do spraw, od których się oderwaliśmy, by przeczytać i odpowiedzieć na maila. Prof. Russ Johnson z Michigan State University w swoim badaniu koncentrował się na menedżerach i szefach zespołów oraz na tym, jak ciągłe zaglądanie do skrzynki mailowej wpływa na ich produktywność. Wnioski można jednak odnieść do wszystkich grup zawodowych.

Czy maile nas rozpraszają?

W przeciwieństwie do innych form komunikacji mail jest najbardziej inwazyjny. – Podczas rozmowy w realu łatwiej powiedzieć, że nie masz na coś czasu – mówi prof. Johnson. – A kiedy dostajemy od kogoś pytanie mailem, jesteśmy bardziej przyparci do muru. Żeby odpowiedzieć, nie musimy przecież pokonywać żadnej odległości czy wykonywać jakiegoś wielkiego wysiłku, wystarczy nacisnąć przycisk „wyślij”.

Kolejna pułapka – chwilowe oderwanie od pracy, żeby przeczytać maila, wydaje się nieszkodliwym przerywnikiem. Widzisz ikonkę nowej wiadomości w skrzynce odbiorczej i od razu chcesz ją przeczytać. Sygnał nowej wiadomości dostarcza mózgowi uderzenie dopaminy, czyli przyjemnie „podkręca”. Wchodzisz, czytasz i... rozpraszasz się. – Aby powrócić do poprzedniego zadania po takim przerywniku, potrzebujemy minuty albo dłużej. Tyle zajmuje odtworzenie swojego ciągu myślowego sprzed przerwy – mówi prof. Johnson. – A ponieważ poczta mail dostarcza nam wszystko w błyskawicznym tempie, mamy poczucie, że musimy zareagować natychmiast. A przecież nie zawsze tak jest...

Widok kilku, kilkunastu nieprzeczytanych wiadomości może powodować poczucie napięcia i przytłoczenia. Trudno w takiej sytuacji skoncentrować się na bieżącym zadaniu. W efekcie zawęża się nasze pole widzenia, bo skupiamy się na mniej znaczących sprawach i gaszeniu bieżących pożarów, ważniejsze sprawy zostawiając na bocznym torze. Prof. Johnson tłumaczy to obrazowo: – Gdyby ścigał cię lew, nie myślałbyś o niczym innym, tylko o tym, jak uciec. Stres sprawia, że koncentrujemy się na tym, co dzieje się teraz, to taka nasza ewolucyjna pozostałość po przodkach.

Co zrobić z mailami?

Oto kilka podpowiedzi. Wybierz najskuteczniejszy sposób:

  1. Wyłącz powiadomienia, aby nie ulegać pokusie natychmiastowego odpowiadania. Jak to zrobić? Możesz pójść za radą Aye Moah, jednej z twórczyń oprogramowania Boomerang, do automatycznego zarządzania mailami, i użyć ustawień maila, aby wyłączyć skrzynkę odbiorczą. Nie będziesz mieć mailowych przerywników, dopóki nie zdecydujesz, że jesteś gotowy. Możesz ustawić harmonogram i wybrać dwa, trzy, pięć momentów w ciągu dnia na dostawy maili. Aye Moah zaleca wstrzymywanie skrzynki mailowej na co najmniej 90 minut: – Tyle potrzebujemy, by nasz umysł na tyle się rozkręcił, by robić postępy w trudnych zadaniach. Poinformuj współpracowników o twoim nowym systemie pracy, aby nie byli zaskoczeni, że nie odpowiadasz od razu. Daj im znać, że koncentrujesz się na czymś ważnym i będziesz odpowiadać na wszelkie maile co 1,5 godziny. Ludzie przyzwyczają się do nowych zasad i nie będą czuli się zaskoczeni.
  2. Sprawdzaj maile tylko wtedy, kiedy masz czas na nie odpowiedzieć. Jeśli nie uznajesz takich radykalnych rozwiązań, skorzystaj z tej prostej rady Brooke McAlary, autorki książki „Powoli. Jak żyć we własnym rytmie”. Jak twierdzi, dzięki zastosowaniu tej zasady diametralnie zmienił się stan jej konta mailowego i sposób odpowiadania na wiadomości. Wcześniej ciągle zaglądała do skrzynki mailowej, choć tak naprawdę rzadko odpisywała od razu. Brooke wyłapała mechanizm, który to powodował: ciągłe zaglądanie do skrzynki i sprawdzanie nowych maili dostarczało jej zastrzyku endorfin. Mózg otrzymywał przekaz: „ktoś mnie zauważył, jestem dla kogoś ważna”. Odkąd przestała ulegać temu mechanizmowi, zaczęła mieć czas na rzeczy przyjemniejsze.
  3. Zastosuj zasadę jednej minuty. Gretchen Rubin, blogerka i autorka książek na temat dobrych nawyków, radzi, aby pogrupować maile na te mniej i bardziej czasochłonne. Zanim zabierzesz się do tworzenia odpowiedzi, zadaj sobie pytanie: ile czasu zajmie mi napisanie tego maila? Jeśli minutę lub mniej, zrób to od razu. Na bardziej czasochłonne wiadomości wyznacz sobie czas podczas dnia.
  4. Pogrupuj maile na ważne i mniej ważne. Nadaj ważnym mailom etykiety (np. oznacz osoby z twojego działu, szefa, stałych współpracowników). Czytaj je w pierwszej kolejności, a do pozostałych zaglądaj dopiero w wolnej chwili. Dobrym rozwiązaniem są też foldery z samodzielnie nadanymi kategoriami – ustawiasz filtry tak, by wiadomości wpadały od razu do właściwych miejsc i dzięki temu wiesz, które czytać „na cito”, a które zostawić na później.
  5. Wypisz się z nieczytanych newsletterów. Przeprowadź szybką analizę tego, co wpada do twojej skrzynki – jeśli kilku maili z rzędu od tego samego nadawcy nie przeczytałeś, bo ich treść nie była dla ciebie atrakcyjna, zrezygnuj z nich.
Czytaj ten tekst i setki innych dzięki prenumeracie

Wybierz prenumeratę, by czytać to, co Cię ciekawi

Wyborcza.pl to zawsze sprawdzone informacje, szczere wywiady, zaskakujące reportaże i porady ekspertów w sprawach, którymi żyjemy na co dzień. Do tego magazyny o książkach, historii i teksty z mediów europejskich. Zrezygnować możesz w każdej chwili.